Praca zdalna – nowe regulacje

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej rozpoczęło prace legislacyjne nad zmianami w Kodeksie pracy, mającymi na celu systemowe uregulowanie pracy zdalnej. Ministerstwo zamierza doprowadzić do uchylenia dotychczasowych przepisów Kodeksu pracy dotyczących zatrudniania pracowników w formie telepracy. 

Takie działanie należy ocenić jako krok w dobrą stronę. Instytucja telepracy jest już od pewnego czasu krytykowana za to, że nie przystaje do rzeczywistości, która wymaga większej mobilności i elastyczności zarówno pracowników, jak i pracodawców. Obecna regulacja nie nadąża również za dynamicznie rozwijającą się technologią. Nowe ustawodawstwo w zakresie pracy zdalnej ma być odpowiedzią na potrzeby obu stron stosunku pracy.  

Projekt ustawy wprowadzającej pracę zdalną nie został jeszcze oficjalnie opublikowany na stronach Rządowego Centrum Legislacji. Główne założenia tego projektu możemy poznać z konsultacji z zainteresowanymi podmiotami.  

Spośród planowanych zmian, na zagadnienia ochrony danych osobowych największy wpływ mają:  

  • Możliwość uzgodnienia pracy zdalnej pomiędzy stronami przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia.
  • Wykonywanie pracy zdalnej całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy lub innym stałym miejscem świadczenia pracy, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
  • Możliwość narzucenia przez pracodawcę pracy zdalnej – w sytuacji gdy wprowadzony został stan nadzwyczajny lub stan epidemii lub gdy jest to niezbędne ze względu na obowiązek zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. W razie wydania polecenia przez pracodawcę, wykonywanie pracy zdalnej będzie możliwe tylko wtedy, gdy pracownik dysponuje odpowiednimi warunkami lokalowymi i technicznymi (oświadczenie o spełnieniu tych warunków pracownik składa pracodawcy przed rozpoczęciem wykonywania pracy zdalnej). 
  • Uzależnienie dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy zdalnej od złożenia przez niego oświadczenia zawierającego potwierdzenie, że stanowisko pracy zdalnej w miejscu zamieszkania pracownika lub w innym miejscu wskazanym przez niego zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy.
  • Prawo kontrolowania pracownika wykonującego pracę zdalną w miejscu i w godzinach wykonywania pracy. Jeżeli jest to kontrola w miejscu zamieszkania pracownika pracodawca będzie musiał dysponować uprzednią zgodą pracownika. Wykonywanie takiej kontroli nie może naruszać prywatności pracownika i jego rodziny, ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych, w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.  

Powyższe zmiany będą musiały zostać przeanalizowane przez administratorów danych, specjalistów IT oraz inspektorów ochrony danych pod kątem zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych. Potrzeba kontrolowania pracownika poza zakładem pracy wiąże się z koniecznością każdorazowej oceny wpływu podejmowanych środków tej kontroli na ochronę danych. Ich dopuszczalność na gruncie prawa pracy, może nie wykluczać nadmiarowości w rozumieniu przepisów o ochronie danych. Powinny zostać wdrożone środki zapewniające poufność danych osobowych przetwarzanych na urządzeniach mobilnych czy dyskach zewnętrznych, bezpieczne archiwizowanie danych oraz korzystanie z chmur i serwerów niezagrażające ciągłości działania organizacji podczas pracy zdalnej. 

Pewnych wskazówek co do kierunku planowanych zmian dostarcza nam również uzasadnienie ustawy z dnia 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19, czyli tzw. tarczy antykryzysowej 4.0. Były to pierwsze próby rozwiązania problematyki pracy zdalnej wobec nieprzystających do obecnych realiów regulacji Kodeksu pracy. 

Ustawodawca zwraca uwagę, że praca zdalna może być wykonywana w szczególności przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Przy tym ustawodawca nie zawęża rodzaju dopuszczalnej pracy zdalnej ani środków, przy wykorzystaniu których ta praca może być wykonywana. Mówiąc o środkach bezpośredniego porozumiewania się na odległość, mamy na myśli narzędzia umożliwiające odbywanie wirtualnych spotkań, zarządzanie projektami, zadaniami i  interaktywnym kalendarzem, itp. Pracodawca może stosować tylko te, które zapewniają wystarczający stopień poufności danych.   

Zgodnie z uzasadnieniem, na pracodawcy spoczywać będzie obowiązek zorganizowania środków i materiałów potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej oraz jej obsługi logistycznej. Przy tym dopuszcza się, by pracownik przy wykonywaniu pracy zdalnej mógł używać środków pracy niezapewnionych przez pracodawcę, jeżeli nastąpi to z poszanowaniem i ochroną informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych. Obejmuje to m.in. dane osobowe, ale także tajemnicę przedsiębiorstwa oraz informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Należy jednak pamiętać, że ewentualna odpowiedzialność za niezgodne z przepisami przetwarzanie danych osobowych spoczywa na administratorze danych (pracodawcy). 

Ustawodawca zakłada, że praca zdalna wymaga narzędzi do kontroli sposobu jej wykonywania i rozliczania jej efektów. Jednym z takich narzędzi miałoby być polecenie pracownikowi, by prowadził ewidencję wykonanych czynności. Ewidencja zawierałaby m.in. opis czynności, a także datę oraz czas ich wykonania. W kwestii sposobu, formy i częstotliwości sporządzania ewidencji pracownik powinien zastosować się do wydanego w tym zakresie polecenia pracodawcy.  

Nie dla wszystkich taki sposób ewidencjonowania czasu pracy będzie nowością. Jest on obecnie powszechnie stosowany np. w branży prawniczej, księgowej czy doradczej. Trudno zgodzić się z podejściem ustawodawcy, że praca zdalna zmniejsza możliwość kontroli pracownika. Rynek dostarcza pracodawcom szereg nowoczesnych narzędzi, które pozwalają monitorować działania swoich podwładnych. Należy przy tym pamiętać o wymogach, które musi spełnić pracodawca, aby taki monitoring prowadzić. Więcej na ten temat w artykule dostępnym na naszej platformie Rodoradar. 

Źródła:

https://dziennikustaw.gov.pl/D2020000108601.pdf 

https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12332411/katalog/12678082#12678082 

http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19740240141/U/D19740141Lj.pdf  

https://www.opzz.org.pl/aktualnosci/kraj/nowe-zasady-pracy-zdalnej 

https://uodo.gov.pl/pl/138/1459  

Autor

Ewa Boboli

Prawnik, aplikantka przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Warszawie. Doświadczenie zdobywała w warszawskich kancelariach prawnych oraz spółkach. Doradzała spółkom w zakresie prawa ochrony danych osobowych, e-commerce, sporządzała dokumentację wymaganą przepisami RODO oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Obecnie prowadzi audyty zgodności z RODO, a także pełni funkcję Inspektora Ochrony Danych.

Z tej samej kategorii

WSZYSTKIE Z KATEGORII

Kategorie