Monitoring pracownika na pracy zdalnej

• 17.09.2020

• Autor: Michał Madecki

• obowiązki administratora danych

Wprawdzie są już za nami ostatnie etapy odmrażania gospodarki, jednak dzienne liczby nowych zakażeń a także oficjalne zalecenia zwracają uwagę na konieczność zachowywania dystansu społecznego. Takie podejście powoduje, że nadal duża część pracowników pracuje zdalnie. W związku z tym pracodawcy mogą planować wprowadzenie różnych sposobów kontroli pracownika oraz monitorowania jego czasu pracy. Przepisy kodeksu pracy regulują takie działania, zatem warto zwracać uwagę, czy pracodawcy nie przekraczają dopuszczalnych form kontroli pracy pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej oraz czy realizują wszystkie obowiązki z tym związane, by nie narazić się na ryzyko nałożenia kar administracyjnych.

Jedną z form monitoringu opisanego w kodeksie pracy jest monitoring poczty elektronicznej pracownika, określony w art. 22³ kodeksu pracy.

Przepis ten określa kilka przesłanek, które muszą być spełnione, aby taka forma monitoringu była dopuszczalna.

Podstawowym wymogiem jest niezbędność takiego monitorowania do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Konieczne jest zatem dokonanie przez pracodawcę oceny, czy jest możliwe osiągnięcie celu, któremu ma służyć wprowadzenie monitoringu poczty elektronicznej, za pomocą innych, mniej „inwazyjnych” środków. Na podstawie przepisów o pracy zdalnej zawartych w Tarczy 4.0. zasadą jest, ze to pracodawca zapewnia pracownikom sprzęt niezbędny do pracy zdalnej.  Ponieważ jedną z przesłanek wprowadzenia monitoringu pracy zdalnej jest właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, to w przypadku, gdy pracownicy korzystają jednak z własnych urządzeń, możliwość monitorowania tych urządzeń przez pracodawcę jest wyłączona.

Kodeks pracy stanowi również, że monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Jeśli pracodawca uzna, że, zwłaszcza w obecnej sytuacji, zachodzi niezbędność wprowadzenia takiej formy monitoringu, należy pamiętać o dodatkowych obowiązkach przewidzianych w przepisach prawa:

1. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu należy ustalić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
2. Pracodawca musi poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
3. Należy spełnić obowiązek informacyjny z RODO, wiążący się z przetwarzaniem danych osobowych pracowników w celu monitorowania jego poczty elektronicznej.

Art. 22³ §  4 kodeksu pracy stanowi, że jest możliwe wprowadzenie innych form monitoringu, niż monitoring poczty elektronicznej pracownika, jedynie przy spełnieniu wszystkich określonych powyżej wymogów. Do takich innych form monitoringu mogą należeć m.in. sprawdzanie czasu podłączenia pracownika do VPN, mierzenie liczby wysyłanych maili, czasu odpowiadania na wiadomości, ustalenie przebiegu trasy samochodu służbowego czy tzw. keylogger (kontrolowanie liczby znaków wprowadzanych na klawiaturze). Działania te nie są zatem z góry zabronione przez przepisy prawa. Jeśli w konkretnych sytuacjach pracodawcy są w stanie wykazać niezbędność takich działań do zapewnienia pełnego wykorzystania czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, to mogą one zostać uznane za dopuszczalne. Warunkiem jest jednak spełnienie wszystkich wymogów ustawowych.

Ocena wprowadzanych rozwiązań zawsze powinna być jednak zawsze zindywidualizowana do konkretnej sytuacji firmy, rodzaju prowadzonej działalności a nawet do konkretnego stanowiska pracy, przy uwzględnieniu zasad przetwarzania danych osobowych określonych w RODO (m.in. zasady: legalności, ograniczenia celu, minimalizacji danych, ograniczenia przechowywania, rozliczalności).

Autor

Michał Madecki

Doświadczenie zawodowe zdobywał podczas pracy w Urzędzie Ochronie Danych Osobowych oraz kancelariach prawnych specjalizujących się w prawie ochrony danych osobowych, e-privacy, prawie własności intelektualnej, e-commerce, prawie pracy oraz obsłudze prawnej spółek handlowych. Brał udział w opiniowaniu projektów aktów prawnych z punktu widzenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.