Wdrożenie i aktualizacja RODO – pełna dokumentacja i procedury od ekspertów

Jak wygląda proces wdrożenia RODO?

Jest to proces, który wymaga od organizacji dostosowania się do nowych zasad ochrony danych osobowych. Wdrożenie RODO obejmuje kilka etapów, które powinny być realizowane z uwzględnieniem specyfiki działalności organizacji oraz rodzaju i zakresu przetwarzanych danych osobowych.

• Przeprowadzenie audytu RODO, czyli analizy stanu obecnego w zakresie ochrony danych osobowych w organizacji. Audyt RODO pozwala na zidentyfikowanie luk i ryzyk związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz zaproponowanie rekomendacji i działań naprawczych.
• Opracowanie dokumentacji RODO, czyli pakietu dokumentów RODO regulujących zasady przetwarzania danych osobowych w organizacji. Dokumentacja RODO powinna zawierać m.in. politykę prywatności, klauzule informacyjne, rejestr czynności przetwarzania, umowy powierzenia przetwarzania, procedury zgłaszania naruszeń oraz realizacji praw osób, których dane dotyczą.
• Wdrożenie środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo danych osobowych. Środki te mogą obejmować m.in. szyfrowanie danych, stosowanie haseł i uwierzytelniania wielopoziomowego, tworzenie kopii zapasowych i archiwizację danych, ograniczanie dostępu do danych osobowych tylko dla uprawnionych osób, szkolenie pracowników i podwykonawców z zakresu ochrony danych osobowych.
• Powołanie inspektora ochrony danych (IOD), jeśli jest to wymagane lub pożądane przez organizację. IOD jest osobą odpowiedzialną za nadzór nad prawidłowością przetwarzania danych osobowych w organizacji oraz za współpracę z organami nadzorczymi i osobami, których dane dotyczą.

Monitorowanie i aktualizacja systemu ochrony danych osobowych w organizacji. Wdrożenie RODO nie jest jednorazowym działaniem, ale ciągłym procesem dostosowywania się do zmieniających się przepisów, potrzeb organizacji oraz oczekiwań osób, których dane dotyczą.

Aktualizacja wdrożenia do wymogów przepisów RODO 2024

Rozporządzeniu o Ochronie Danych Osobowych podlegają wszystkie podmioty przetwarzające dane na terenie Unii Europejskiej. Każdy przetwarzający dane zobowiązany jest do tego by właściwe zrozumieć swoje obowiązki i umiejętnie się z nich wywiązać. Oferujemy profesjonalne wsparcie w tym zakresie. Pomożemy zaimplementować w Twojej organizacji właściwe rozwiązania ochrony danych mające na celu dostosowanie procesu do aktualnych wymogów RODO. Przygotujemy właściwą, dostosowaną do potrzeb dokumentację oraz wspólnie wdrożymy praktyki, które umożliwią wywiązanie się z obowiązków.

Uzgodnimy harmonogram prac wdrożeniowych. Razem ustalimy pełną dokumentację ochrony danych osobowych umożliwiającą efektywne, zgodne z potrzebami biznesowymi, funkcjonowanie procesów przetwarzania danych. Tam, gdzie to niezbędne przedstawimy propozycję ich zmiany. Wskażemy jakie umowy należy zawrzeć, by dane osobowe były właściwie chronione. Przeszkolimy pracowników.

Co zyskujesz poprzez wdrożenie przepisów RODO w firmie?

• Prawidłowo funkcjonujący proces przetwarzania danych osobowych w organizacji.
• Dostosowaną do potrzeb biznesowych kompleksową, zgodną z RODO 2022 dokumentację ochrony danych osobowych.
• Przeszkolenie pracowników z zasad ochrony danych osobowych zakończone sprawdzianem wiedzy.
• Możliwość skorzystania ze stałej obsługi powdrożeniowej.

Kompleksowe wdrożenie RODO

Wdrożenie RODO poprzedzone jest audytem, który ma na celu zidentyfikowanie i zbadanie procesów przetwarzania danych osobowych występujących w organizacji, a następnie przeanalizowanie istniejących mechanizmów ochrony danych pod kątem przepisów RODO. Wdrażając RODO w Państwa organizacji, wykonamy przegląd dokumentacji, realizowanych działań oraz procesów. Przegląd ten pozwoli na rozpoznanie obszarów, w których przetwarzane są dane osobowe. W ramach wdrożenia RODO przeprowadzimy rozmowy z przedstawicielami obszarów biznesowych organizacji. Wszystkie te czynności pozwolą na określenie działań dostosowujących organizację do wymogów regulacyjnych, najlepszych praktyk oraz standardów zabezpieczenia danych osobowych. W ramach wdrożenia RODO opracujemy dla Państwa stosowne i wymagane prawem dokumenty takie jak:

• polityka ochrony danych osobowych dostosowana do potrzeb danej organizacji, w której zawarte będą m. in. informacje dotyczące zasad bezpieczeństwa i ochrony przetwarzanych danych osobowych oraz zasady postępowania z danymi osobowych.
• wewnętrzne procedury opisujące sposób komunikacji z osobami, których dane są przetwarzane oraz sposób realizacji ich praw, które pozwolą na ujednolicenie sposobu obsługi zapytań i żądań podmiotów danych;
• aktualny na dzień zakończenia wdrożenia rejestr czynności przetwarzania danych oraz rejestr kategorii czynności przetwarzania danych, które będą stanowiły podstawowe źródło informacji o wszystkich procesach przetwarzania realizowanych w organizacji;
• wzory rejestrów z zakresu ochrony danych osobowych: rejestr upoważnień, szkoleń, incydentów, wniosków podmiotów danych, danych udostępnionych, które umożliwią wykazanie przestrzegania przepisów RODO;
• wzory klauzul informacyjnych oraz klauzul zgód, dostosowane do aktualnych potrzeb biznesowych, które zapewnią spełnienie obowiązku informacyjnego wobec podmiotu danych;
• wytyczne dotyczące przeprowadzenia testu równowagi, w którym zawarte będą informacje, w jaki sposób należy przeprowadzić test polegający na wykazaniu równowagi między interesami administratora a interesami, prawami i swobodami podmiotu danych;
• wzór umowy powierzenia lub wytyczne dotyczące zmian w istniejących umowach powierzenia, która będzie regulowała relacje pomiędzy administratorem i podmiotem przetwarzającym;
• zasady weryfikacji podmiotu przetwarzającego na etapie wyboru oraz w toku realizacji umowy, które pomogą w spełnieniu obowiązku prawnego przed oraz trakcie powierzenia przetwarzania danych;
• wewnętrzne procedury i instrukcje dotyczące oceny skutków dla ochrony danych, podejścia privacy by default i privacy by design, które pozwolą zapewnić, że dane osobowe będą chronione przez cały cykl istnienia określonego procesu biznesowego w organizacji, począwszy od fazy jego planowania, poprzez projektowanie, tworzenie, wdrożenie, stosowanie, aż po zakończenie działania danego procesu;
• instrukcja dotycząca notyfikacji o incydentach naruszenia bezpieczeństwa danych, która pomoże w spełnieniu obowiązku prawnego w postaci odnotowywania naruszeń;
• wzory upoważnień do przetwarzania danych osobowych i oświadczeń o zachowaniu danych w poufności, które są wymagane, aby poszczególne osoby mogły przetwarzać dane osobowe w organizacji;
• plan retencji danych osobowych, który będzie określał czas przetwarzania danych oraz zasady postępowania w zakresie ustalania czasu przetwarzania danych osobowych przez organizację;
• polityka kontaktów z organem nadzorczym, która będzie opisywała zasady i tryb kontaktów administratora z organem nadzorczym.

Ważnym elementem wdrożenia RODO jest odpowiednie przeszkolenie pracowników oraz współpracowników z zakresu ochrony danych osobowych. W swojej ofercie mamy e-learning RODO oraz szkolenia stacjonarne, które dostosowywane są do potrzeb każdej z organizacji.