Praktyczne szkolenie dla zespołów, które odpowiadają za tworzenie, wdrażanie i aktualizację dokumentacji RODO. Uczestnicy dowiedzą się, jakie dokumenty są niezbędne, jak je prawidłowo prowadzić oraz w jaki sposób dokumentować zgodność organizacji z przepisami o ochronie danych osobowych.
- Forma
- szkolenie zamknięte, dopasowane do organizacji
- Czas trwania
- 8 godzin
- Zakres
- 9 modułów: od rozliczalności po bieżące utrzymanie dokumentacji
- Dla kogo
- IOD i specjaliści ODO, działy prawne i compliance, HR, IT, audyt wewnętrzny, kadra zarządzająca
O szkoleniu
Jakie dokumenty RODO rzeczywiście powinny funkcjonować w organizacji? Które z nich są wymagane, a które warto wdrożyć ze względu na charakter działalności i występujące ryzyka? Jak zadbać o to, aby dokumentacja nie była jedynie formalnością, ale odzwierciedlała rzeczywiste procesy przetwarzania danych?
Podczas szkolenia uczestnicy poznają praktyczne zasady tworzenia, wdrażania i utrzymywania dokumentacji ochrony danych osobowych. Omawiamy najważniejsze polityki, procedury, rejestry, klauzule i zgody, a także dokumentację związaną z analizą ryzyka, realizacją praw osób, powierzaniem danych czy retencją.
Pokazujemy również, jak dokumentować zgodność z RODO, przygotować organizację do audytu oraz skutecznie zarządzać dokumentacją w codziennej pracy. Uczestnicy poznają przykłady i rozwiązania, które mogą wykorzystać przy porządkowaniu lub rozwijaniu systemu ochrony danych osobowych w swojej organizacji.
Szkolenie realizujemy w formule zamkniętej, dzięki czemu zakres może zostać dostosowany do obecnego poziomu dojrzałości organizacji, funkcjonujących procesów oraz dokumentacji, którą firma już posiada.
Co zyska zespół po szkoleniu?
Uczestnicy będą potrafili:
- określić, jaka dokumentacja ochrony danych osobowych jest potrzebna w organizacji,
- rozróżniać dokumenty wymagane przepisami od dokumentacji wspierającej skuteczne zarządzanie zgodnością,
- przygotowywać i aktualizować polityki, procedury, rejestry, klauzule i zgody,
- prawidłowo prowadzić rejestr czynności przetwarzania oraz inne wymagane rejestry,
- dokumentować analizę ryzyka i ocenę skutków dla ochrony danych,
- organizować dokumentację związaną z realizacją praw osób, których dane dotyczą,
- właściwie dokumentować relacje z podmiotami przetwarzającymi,
- przygotować zasady retencji i plan retencji danych osobowych,
- dokumentować zgodność systemu ochrony danych z wymaganiami RODO,
- przygotować dokumentację do audytu wewnętrznego lub zewnętrznego,
- identyfikować braki, nieaktualne dokumenty i obszary wymagające uporządkowania,
- skuteczniej utrzymywać i aktualizować dokumentację w codziennej działalności organizacji.
Dla kogo jest to szkolenie?
Szkolenie jest przeznaczone dla osób i zespołów odpowiedzialnych za przygotowanie, wdrażanie, utrzymywanie lub nadzorowanie dokumentacji związanej z ochroną danych osobowych.
W szczególności może być skierowane do:
- inspektorów ochrony danych,
- specjalistów ds. ochrony danych osobowych,
- pracowników działów prawnych i compliance,
- osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo informacji,
- pracowników działów HR i kadr,
- pracowników działów IT,
- pracowników administracji,
- osób odpowiedzialnych za audyt i kontrolę wewnętrzną,
- właścicieli procesów biznesowych uczestniczących w przetwarzaniu danych osobowych,
- kadry zarządzającej odpowiedzialnej za zgodność organizacji z wymaganiami RODO.
Szkolenie sprawdzi się zarówno w organizacjach, które dopiero porządkują dokumentację RODO, jak i w tych, które chcą zweryfikować jej kompletność, aktualność i zgodność z rzeczywistymi procesami.
Szkolenie dopasowane do realiów organizacji
Formuła zamknięta pozwala skoncentrować szkolenie na dokumentacji i problemach, które mają największe znaczenie dla konkretnej organizacji.
W zależności od potrzeb możemy położyć większy nacisk m.in. na:
- przegląd struktury dokumentacji ochrony danych osobowych,
- polityki i procedury wewnętrzne,
- rejestry wymagane w ramach systemu ochrony danych,
- dokumentowanie analizy ryzyka i DPIA,
- obsługę praw osób, których dane dotyczą,
- dokumentację powierzenia danych,
- retencję i zasady usuwania danych,
- dokumentowanie naruszeń ochrony danych,
- przygotowanie dokumentacji do audytu,
- zasady bieżącej aktualizacji i utrzymywania zgodności.
Dzięki temu szkolenie może wspierać nie tylko rozwój wiedzy zespołu, ale również uporządkowanie praktycznego podejścia do dokumentacji RODO w organizacji.
Agenda szkolenia
Czas trwania: 8 godzin.
Dokumentacja ochrony danych osobowych – od czego zacząć?
- znaczenie dokumentacji w systemie zgodności z RODO,
- obowiązek rozliczalności i rola dokumentacji,
- dokumentacja obowiązkowa i fakultatywna,
- jak określić zakres dokumentacji potrzebnej w organizacji.
Polityki, procedury, rejestry, klauzule i zgody
- polityka ochrony danych osobowych,
- niezbędne procedury i instrukcje,
- rejestr czynności przetwarzania danych,
- pozostałe rejestry wykorzystywane w systemie ochrony danych,
- klauzule informacyjne i zgody,
- praktyczne zasady porządkowania dokumentacji.
Analiza ryzyka i ocena skutków dla ochrony danych
- jak dokumentować analizę ryzyka dla procesów przetwarzania danych,
- identyfikowanie zagrożeń i środków ograniczających ryzyko,
- kiedy wymagana jest ocena skutków dla ochrony danych,
- dokumentowanie DPIA.
Dokumentacja dotycząca praw osób, których dane dotyczą
- procedura realizacji praw osób,
- dokumentowanie wpływających żądań,
- dokumentowanie sposobu i terminów obsługi żądań,
- organizacja procesu w ramach różnych działów organizacji.
Dokumentacja powierzenia danych osobowych
- umowa powierzenia danych osobowych,
- dokumentowanie relacji z podmiotami przetwarzającymi,
- zasady weryfikacji procesora,
- dokumentowanie procesu wyboru i nadzoru nad podmiotem przetwarzającym.
Dokumentacja związana z retencją danych
- zasady przechowywania danych osobowych,
- polityka retencji,
- przygotowanie planu retencji danych,
- powiązanie okresów retencji z procesami biznesowymi.
Pozostała dokumentacja systemu ochrony danych
- wzory upoważnień i oświadczeń,
- dokumentowanie nadawania i odbierania uprawnień,
- test równowagi,
- polityka prywatności na stronie internetowej,
- inne dokumenty wspierające wykazanie zgodności z RODO.
Audyt dokumentacji ochrony danych osobowych
- przygotowanie do audytu wewnętrznego lub zewnętrznego,
- jak ocenić kompletność i aktualność dokumentacji,
- lista kontrolna,
- najczęstsze braki i problemy ujawniane podczas audytów.
Jak utrzymywać dokumentację RODO na bieżąco?
- kiedy dokumentacja powinna być aktualizowana,
- zarządzanie zmianami w procesach przetwarzania danych,
- odpowiedzialność za aktualizację dokumentów,
- praktyczne wskazówki dotyczące zarządzania dokumentacją na co dzień,
- pytania i odpowiedzi.
Prowadzący
Krzysztof Gołaszewski – prawnik, MBA Executive
Doświadczony menedżer i ekspert w obszarze ochrony danych osobowych, compliance, audytu, ładu korporacyjnego oraz zarządzania procesowego. Doświadczenie zawodowe zdobywał m.in. w centralnej administracji państwowej oraz dużych spółkach z sektorów telekomunikacyjnego, energetycznego i bankowego.
Uczestniczył w projektach dostosowania organizacji do wymagań RODO, audytach zgodności, przygotowywaniu dokumentacji wdrożeniowej, opiniowaniu umów oraz projektów aktów prawnych z perspektywy ochrony danych osobowych.
Jest certyfikowanym oficerem compliance oraz posiada certyfikat PRINCE2.
Powiązane szkolenia i usługi
- Audyt RODOWeryfikacja dokumentacji i zgodności procesów
- Wdrożenie RODODokumentacja i procesy od podstaw
- Outsourcing IODStałe wsparcie inspektora ochrony danych
- Koordynator Ochrony DanychBieżące utrzymanie zgodności z RODO
- Szkolenie: powierzenie danychUmowy powierzenia i weryfikacja procesora
- Szkolenie: RODO w marketinguZgody, profilowanie, komunikacja
Dlaczego warto przeprowadzić to szkolenie w organizacji?
Dokumentacja RODO powinna nie tylko istnieć, ale przede wszystkim odpowiadać rzeczywistym procesom przetwarzania danych i być na bieżąco aktualizowana. W praktyce problemy często pojawiają się wtedy, gdy dokumenty powstały kilka lat wcześniej, nie nadążają za zmianami w organizacji albo poszczególne działy stosują różne zasady postępowania.
Braki w rejestrach, nieaktualne procedury, niespójne klauzule czy niewłaściwie udokumentowana analiza ryzyka mogą utrudniać wykazanie zgodności z RODO i zwiększać ryzyko podczas kontroli lub audytu.
Szkolenie pomaga uporządkować wiedzę zespołu, zbudować spójne podejście do dokumentowania procesów oraz stworzyć system, w którym dokumentacja rzeczywiście wspiera zarządzanie ochroną danych osobowych, zamiast być jedynie formalnym obowiązkiem.
Porozmawiaj z naszym ekspertem i ustal zakres szkolenia dopasowany do dokumentacji, procesów i potrzeb Twojej organizacji.
