Projektowanie i wdrażanie systemu compliance

Pomagamy organizacjom zaprojektować, wdrożyć lub uporządkować system compliance dostosowany do ich wielkości, profilu działalności i rzeczywistych ryzyk. Łączymy zasady ładu korporacyjnego, zarządzania ryzykiem, etyki, przeciwdziałania korupcji, ochrony sygnalistów oraz współpracy z kontrahentami w jeden spójny i możliwy do stosowania w praktyce system.

Umów konsultacjęZobacz, jak pracujemy

Dbamy o to, aby compliance nie sprowadzało się wyłącznie do dokumentacji. Określamy odpowiedzialności, procedury, mechanizmy kontroli i monitoringu oraz zasady reagowania na potencjalne nieprawidłowości.

• System

  Procedury i zasady odpowiadające wielkości, branży i rzeczywistemu sposobowi działania firmy.

• Etyka

  Zasady dotyczące korupcji, konfliktów interesów, prezentów, relacji biznesowych i standardów etycznych.

• Monitoring

  Jasno określone odpowiedzialności, kontrole, raportowanie i okresowe przeglądy systemu.

Projektowanie i wdrażanie systemu compliance

Compliance, które działa w praktyce

System compliance powinien pomagać organizacji ograniczać ryzyko naruszeń, podejmować odpowiedzialne decyzje i reagować na nieprawidłowości. Samo posiadanie polityk i procedur nie jest jednak wystarczające, jeżeli pracownicy nie znają zasad, odpowiedzialności są niejasne, a przestrzeganie przyjętych regulacji nie jest monitorowane.

Wraz z rozwojem organizacji zwiększa się liczba procesów, relacji z kontrahentami, decyzji i obowiązków wymagających odpowiedniego nadzoru. Brak spójnych zasad może prowadzić do sytuacji, w których poszczególne działy stosują odmienne standardy, potencjalne konflikty interesów nie są ujawniane, a zgłoszenia dotyczące nieprawidłowości nie są właściwie obsługiwane.

Dlatego system compliance projektujemy jako całość obejmującą zarówno dokumentację, jak i odpowiedzialności, procesy kontrolne, raportowanie, kanały zgłoszeń oraz zasady współpracy z partnerami biznesowymi.

Dla kogo jest projektowanie i wdrażanie systemu compliance?

Usługa jest przeznaczona dla organizacji, które:

• nie posiadają jeszcze kompleksowego systemu compliance,
• posiadają pojedyncze polityki lub procedury, ale chcą połączyć je w spójny system,
• chcą jasno określić role i odpowiedzialności za compliance,
• potrzebują opracować politykę compliance i zasady ładu korporacyjnego,
• chcą uporządkować zarządzanie ryzykiem i kontrolę wewnętrzną,
• potrzebują wprowadzić zasady przeciwdziałania korupcji i konfliktom interesów,
• chcą opracować lub zaktualizować kodeks etyki,
• potrzebują wdrożyć system zgłaszania nieprawidłowości,
• chcą uregulować kwestie ochrony sygnalistów i obsługi zgłoszeń,
• potrzebują uporządkować zasady współpracy z kontrahentami i dostawcami,
• chcą wdrożyć podstawową weryfikację partnerów biznesowych,
• potrzebują mechanizmów monitorowania zgodności i okresowych przeglądów,
• rozwijają skalę działalności i chcą odpowiednio uporządkować swoje procesy,
• chcą ograniczyć ryzyko prawne, reputacyjne i organizacyjne.

Usługa może obejmować zarówno zaprojektowanie systemu od podstaw, jak i uporządkowanie oraz rozwinięcie już funkcjonujących rozwiązań.

Najczęstsze wyzwania klientów

• Rozproszone polityki i procedury

  W organizacji mogą funkcjonować regulaminy, instrukcje i polityki tworzone w różnym czasie oraz przez różne działy. Brakuje jednak jednego systemu, który porządkowałby odpowiedzialności, ryzyka, kontrole i sposób reagowania na nieprawidłowości.

  Pomagamy połączyć te elementy w spójny model zarządzania compliance.

• Niejasny podział odpowiedzialności

  Pracownicy i kadra zarządzająca nie zawsze wiedzą, kto odpowiada za identyfikację ryzyk, monitoring zgodności, obsługę zgłoszeń czy raportowanie problemów.

  Definiujemy role, zakresy odpowiedzialności i zasady współpracy pomiędzy jednostkami organizacyjnymi.

• Brak praktycznych zasad dotyczących korupcji i konfliktów interesów

  Organizacje mogą mieć trudność z określeniem jasnych zasad dotyczących prezentów, zaproszeń, sponsoringu, dodatkowych powiązań pracowników czy sytuacji mogących prowadzić do konfliktu interesów.

  Pomagamy stworzyć czytelne regulacje i mechanizmy pozwalające na identyfikowanie i właściwe zarządzanie takimi sytuacjami.

• Niewystarczający system zgłaszania nieprawidłowości

  Sam kanał zgłoszeń nie tworzy skutecznego systemu whistleblowing. Potrzebne są również zasady przyjmowania i dokumentowania zgłoszeń, ich weryfikacji, prowadzenia działań następczych oraz ochrony osób zgłaszających.

  Pomagamy uporządkować cały proces i przygotować osoby odpowiedzialne za jego obsługę.

• Ryzyko związane z kontrahentami i dostawcami

  Naruszenia po stronie partnerów biznesowych mogą wpływać również na organizację. Brak zasad weryfikacji dostawców, odpowiednich zapisów umownych czy standardów współpracy zwiększa ryzyko problemów prawnych i reputacyjnych.

  Wspieramy organizację w rozszerzeniu systemu compliance na relacje z kontrahentami.

Kluczowe obszary systemu compliance

• Polityka compliance i ład korporacyjny

  Opracowujemy spójną politykę compliance, określającą podstawowe zasady funkcjonowania systemu, jego cele oraz odpowiedzialności.

  W zależności od modelu organizacyjnego pomagamy zdefiniować rolę compliance officera, komitetu ds. zgodności, kadry zarządzającej oraz innych osób uczestniczących w procesie zarządzania zgodnością.

• Zarządzanie ryzykiem, kontrole i raportowanie

  Projektujemy zasady identyfikowania, oceny i monitorowania ryzyk compliance.

  Określamy mechanizmy kontroli wewnętrznej, zasady raportowania niezgodności oraz sposób okresowej oceny skuteczności systemu.

• Polityki antykorupcyjne, konflikt interesów i etyka

  Tworzymy i aktualizujemy regulacje obejmujące m.in.:

  • zasady przyjmowania i wręczania prezentów oraz innych korzyści,
  • reguły dotyczące zaproszeń, sponsoringu i podobnych form współpracy,
  • identyfikowanie i ujawnianie konfliktów interesów,
  • zasady zarządzania zidentyfikowanymi konfliktami,
  • kodeksy etyki dla pracowników i kadry zarządzającej,
  • standardy etyczne dotyczące dostawców i partnerów biznesowych,
  • zasady podstawowej weryfikacji partnerów.

  Polityki dostosowujemy do charakteru działalności organizacji oraz specyfiki branży.

• System zgłaszania nieprawidłowości

  Pomagamy zaprojektować i wdrożyć rozwiązania umożliwiające bezpieczne zgłaszanie potencjalnych naruszeń.

  Zakres wsparcia może obejmować:

  • określenie kanałów zgłoszeń,
  • procedurę przyjmowania zgłoszeń,
  • zasady ich weryfikacji i dokumentowania,
  • sposób prowadzenia działań następczych,
  • zasady ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi,
  • określenie odpowiedzialności za obsługę zgłoszeń,
  • szkolenia dla osób uczestniczących w procesie.

• Relacje z kontrahentami i kodeks dostawców

  Pomagamy rozszerzyć zasady compliance na relacje z partnerami biznesowymi.

  Przygotowujemy kodeksy dostawców, zasady współpracy z podwykonawcami oraz klauzule compliance do umów, obejmujące w zależności od potrzeb m.in. kwestie antykorupcyjne, sankcyjne, AML i RODO.

  Wspieramy także przygotowanie prostych procedur weryfikacji partnerów biznesowych oraz doradzamy w przypadku sporów związanych z naruszeniem przyjętych zasad zgodności.

Korzyści dla klienta

• Spójny system zamiast pojedynczych dokumentów

  Polityki, procedury, odpowiedzialności i mechanizmy kontrolne tworzą jeden uporządkowany model zarządzania compliance.

• Jasny podział odpowiedzialności

  Pracownicy i osoby zarządzające wiedzą, kto odpowiada za poszczególne elementy systemu oraz w jaki sposób powinny być zgłaszane i rozwiązywane problemy.

• Ograniczenie ryzyka prawnego i reputacyjnego

  Mechanizmy kontroli, monitorowania i zgłaszania pomagają wcześniej identyfikować potencjalne nieprawidłowości oraz ograniczać ich skutki.

• Czytelne zasady dla pracowników

  Pracownicy otrzymują jasne wytyczne dotyczące etyki, konfliktów interesów, prezentów, relacji biznesowych i reagowania na potencjalne naruszenia.

• Większa kontrola nad ryzykiem kontrahentów

  Kodeks dostawców, klauzule umowne i procedury weryfikacyjne pomagają ograniczać ryzyka wynikające ze współpracy z podmiotami zewnętrznymi.

Co nas wyróżnia

• Projektujemy system na miarę organizacji

  Nie wdrażamy tego samego zestawu procedur w każdej firmie. Zakres systemu dostosowujemy do wielkości organizacji, branży, struktury, sposobu działania i rzeczywistych ryzyk.

• Łączymy wszystkie kluczowe elementy compliance

  System może obejmować zarządzanie ryzykiem, etykę, przeciwdziałanie korupcji, konflikty interesów, whistleblowing, kontrolę wewnętrzną oraz relacje z kontrahentami.

  Dzięki temu organizacja otrzymuje spójny model zamiast zestawu niezależnych regulacji.

• Stawiamy na praktyczne procedury

  Dokumenty powinny wspierać organizację w codziennym działaniu. Dlatego tworzymy rozwiązania możliwe do zastosowania przy dostępnych zasobach i dostosowane do rzeczywistych procesów.

• Uwzględniamy cały łańcuch współpracy

  System compliance nie kończy się na pracownikach. Pomagamy również uporządkować standardy obowiązujące dostawców, podwykonawców i innych partnerów biznesowych.

• Przygotowujemy organizację do dalszego monitorowania

  Projektujemy plan monitoringu i okresowych przeglądów, aby system mógł być rozwijany wraz ze zmianami zachodzącymi w organizacji.

Jak pracujemy

Od analizy potrzeb do działającego systemu compliance

1. Analizujemy punkt wyjścia

   Poznajemy strukturę organizacyjną, profil działalności, kluczowe procesy, istniejące regulacje oraz aktualny podział odpowiedzialności.

   Identyfikujemy również funkcjonujące już elementy compliance, które mogą zostać wykorzystane w projektowanym systemie.

2. Określamy zakres i model systemu

   Ustalamy, jakie elementy systemu są potrzebne oraz które obszary wymagają największej uwagi.

   Dostosowujemy zakres do skali działalności i możliwości organizacyjnych.

3. Definiujemy role i odpowiedzialności

   Określamy odpowiedzialności compliance officera, kadry zarządzającej, komitetów oraz poszczególnych jednostek organizacyjnych.

   Ustalamy również zasady raportowania i eskalacji problemów.

4. Opracowujemy politykę compliance

   Tworzymy dokument nadrzędny określający zasady działania systemu, jego cele, strukturę oraz podstawowe obowiązki pracowników i kadry zarządzającej.

5. Projektujemy procedury zarządzania ryzykiem i kontroli

   Opracowujemy zasady identyfikacji i oceny ryzyka, monitorowania zgodności, kontroli wewnętrznej, raportowania oraz okresowych przeglądów.

6. Wdrażamy zasady etyczne i antykorupcyjne

   Przygotowujemy odpowiednie polityki dotyczące m.in. korupcji, prezentów, konfliktów interesów, sponsoringu oraz standardów etycznych.

7. Projektujemy system whistleblowing

   Określamy kanały zgłoszeń, przebieg obsługi spraw, odpowiedzialności, zasady dokumentowania i ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości.

8. Porządkujemy relacje z kontrahentami

   Przygotowujemy kodeks dostawców, odpowiednie klauzule umowne oraz zasady weryfikacji partnerów biznesowych.

9. Przygotowujemy plan monitoringu

   Określamy, jakie elementy systemu powinny być okresowo przeglądane, kto odpowiada za monitoring oraz w jaki sposób raportowane są wyniki.

10. Wspieramy wdrożenie systemu

    Pomagamy we wprowadzeniu nowych zasad do organizacji, komunikowaniu zmian pracownikom oraz przygotowaniu osób odpowiedzialnych za funkcjonowanie systemu.

Otrzymujesz praktyczny i uporządkowany system compliance

Powiązane usługi

• Ochrona sygnalistówWewnętrzne kanały zgłaszania naruszeń
• Wdrożenie RODOOchrona danych jako element systemu zgodności
• Wdrożenie ISO 27001System zarządzania bezpieczeństwem informacji