Pomagamy organizacjom opracować i wdrożyć kodeksy etyki, które jasno określają zasady postępowania, standardy współpracy i oczekiwane zachowania pracowników, kadry zarządzającej oraz innych osób działających w imieniu organizacji.
Analizujemy specyfikę działalności, kulturę organizacyjną, najważniejsze ryzyka i istniejące regulacje wewnętrzne. Na tej podstawie przygotowujemy kodeks, który nie jest zbiorem ogólnych deklaracji, ale praktycznym narzędziem pomagającym podejmować właściwe decyzje w codziennych sytuacjach.
Zasady i wartości
Jasne standardy postępowania dopasowane do kultury i działalności organizacji.
Konflikt interesów i ryzyka
Praktyczne zasady dotyczące prezentów, relacji biznesowych, informacji poufnych i sytuacji konfliktowych.
Zgłaszanie naruszeń
Czytelne zasady reagowania na nieprawidłowości i odpowiedzialności poszczególnych osób.
Kodeks etyki powinien odpowiadać rzeczywistemu sposobowi funkcjonowania organizacji.
Wspieramy również organizację po jego opracowaniu – przy wdrożeniu zasad, komunikacji wewnętrznej, szkoleniach, aktualizacji kodeksu oraz dostosowaniu go do zmian organizacyjnych i nowych ryzyk.
Dla kogo jest opracowanie kodeksu etyki?
Usługa jest przeznaczona przede wszystkim dla organizacji, które:
- nie posiadają jeszcze kodeksu etyki lub kodeksu postępowania,
- posiadają kodeks, ale dokument jest nieaktualny lub zbyt ogólny,
- chcą uporządkować standardy postępowania pracowników i kadry zarządzającej,
- chcą jasno określić zasady dotyczące konfliktu interesów, prezentów i relacji z kontrahentami,
- potrzebują ujednolicić standardy działania w różnych jednostkach, lokalizacjach lub spółkach grupy,
- chcą uporządkować zasady reagowania na naruszenia i sytuacje wątpliwe etycznie,
- potrzebują powiązać kodeks etyki z systemem zgłaszania nieprawidłowości,
- chcą zwiększyć świadomość pracowników dotyczącą odpowiedzialnego postępowania,
- chcą określić standardy współpracy z klientami, dostawcami i partnerami biznesowymi,
- potrzebują wzmocnić kulturę compliance i odpowiedzialności,
- chcą przygotować standardy etyczne wymagane przez klientów, grupę kapitałową lub partnerów biznesowych,
- potrzebują praktycznych materiałów i szkoleń wspierających wdrożenie kodeksu.
Zakres usługi każdorazowo dopasowujemy do charakteru działalności, struktury organizacji, istniejących regulacji oraz rzeczywistych ryzyk etycznych.
Najczęstsze wyzwania klientów
Kodeks jest zbyt ogólny
W wielu organizacjach kodeks etyki zawiera przede wszystkim deklaracje wartości, ale nie odpowiada na pytania pojawiające się w codziennej pracy.
Pracownicy wiedzą, że powinni postępować uczciwie i odpowiedzialnie, ale nie zawsze wiedzą, jak zachować się w przypadku konfliktu interesów, propozycji prezentu, relacji z dostawcą czy dostępu do informacji poufnych.
Dokument nie odpowiada rzeczywistej działalności
Kodeks przygotowany na podstawie uniwersalnego wzoru może pomijać ryzyka charakterystyczne dla konkretnej branży, modelu sprzedaży, struktury właścicielskiej czy sposobu współpracy z kontrahentami.
Dlatego przed przygotowaniem dokumentu analizujemy rzeczywiste procesy i sytuacje, z którymi mogą spotkać się pracownicy.
Brak jasnych zasad postępowania w sytuacjach wątpliwych
Nie wszystkie przypadki można jednoznacznie zakwalifikować jako naruszenie. Problemem są często sytuacje graniczne: prezenty, zaproszenia, dodatkowe zatrudnienie, relacje rodzinne, wykorzystywanie zasobów firmy czy kontakty z kontrahentami.
Kodeks powinien pomagać pracownikowi samodzielnie ocenić sytuację i wiedzieć, kiedy powinien skonsultować ją z przełożonym lub inną wyznaczoną osobą.
Kodeks istnieje, ale pracownicy go nie znają
Samo opublikowanie dokumentu nie buduje kultury etycznej.
Kodeks powinien zostać odpowiednio zakomunikowany, a osoby objęte jego zasadami powinny rozumieć, jak stosować go w praktyce i gdzie szukać wsparcia w przypadku wątpliwości.
Zakres wsparcia
Analiza obecnych zasad i dokumentacji
Przeglądamy obowiązujące polityki, procedury, regulaminy i inne dokumenty odnoszące się do zachowań pracowników oraz relacji biznesowych.
Sprawdzamy, które zasady są już uregulowane, gdzie występują niespójności i jakie obszary wymagają uzupełnienia.
Identyfikacja ryzyk etycznych
Analizujemy charakter działalności organizacji, jej strukturę, relacje z klientami i kontrahentami oraz sytuacje, w których mogą pojawiać się konflikty interesów lub inne ryzyka etyczne.
Pozwala to przygotować kodeks odnoszący się do rzeczywistych wyzwań organizacji.
Opracowanie kodeksu etyki
Przygotowujemy dokument dostosowany do organizacji, jej wartości, kultury i modelu działalności.
Kodeks może określać m.in. zasady dotyczące:
- uczciwości i odpowiedzialności w relacjach biznesowych,
- konfliktu interesów,
- przyjmowania i wręczania prezentów oraz zaproszeń,
- relacji z klientami, dostawcami i partnerami,
- przeciwdziałania korupcji i nadużyciom,
- ochrony informacji poufnych i danych,
- korzystania z majątku i zasobów organizacji,
- równego traktowania i szacunku w miejscu pracy,
- dodatkowego zatrudnienia i działalności zewnętrznej,
- postępowania w przypadku wątpliwości etycznych,
- zgłaszania potencjalnych naruszeń,
- odpowiedzialności za przestrzeganie kodeksu.
Zakres dokumentu dopasowujemy do potrzeb konkretnej organizacji.
Konflikt interesów
Pomagamy zdefiniować sytuacje, w których interes prywatny pracownika może kolidować z interesem organizacji.
Określamy zasady identyfikowania, ujawniania i odpowiedniego zarządzania takimi sytuacjami.
Prezenty, zaproszenia i inne korzyści
Opracowujemy jasne zasady pozwalające pracownikom ocenić, kiedy przyjęcie lub przekazanie prezentu, zaproszenia albo innej korzyści jest dopuszczalne, a kiedy wymaga dodatkowej zgody lub powinno zostać odrzucone.
Relacje z kontrahentami
Pomagamy określić standardy postępowania w relacjach z klientami, dostawcami i partnerami biznesowymi.
W razie potrzeby kodeks może zostać uzupełniony o odrębne wymagania etyczne dla dostawców lub partnerów organizacji.
Zgłaszanie naruszeń i wątpliwości
Kodeks powinien jasno wskazywać, co zrobić w sytuacji, gdy pracownik zauważy potencjalne naruszenie lub nie wie, jak prawidłowo postąpić.
Pomagamy powiązać kodeks z funkcjonującymi w organizacji kanałami zgłaszania nieprawidłowości oraz zasadami eskalacji.
Komunikacja i szkolenia
Wspieramy organizację w zaplanowaniu wdrożenia kodeksu.
Możemy przygotować szkolenia, materiały dla pracowników, przykładowe sytuacje oraz komunikację wyjaśniającą najważniejsze zasady i odpowiedzialności.
Aktualizacja istniejącego kodeksu
Jeżeli organizacja posiada już kodeks etyki, analizujemy jego aktualność, kompletność i praktyczność.
Wskazujemy obszary wymagające zmian i przygotowujemy zaktualizowaną wersję dokumentu.
Korzyści dla klienta
Jasne zasady postępowania
Pracownicy otrzymują czytelne wskazówki dotyczące zachowania w sytuacjach, które mogą budzić wątpliwości.
Kodeks ułatwia podejmowanie spójnych decyzji w całej organizacji.
Mniejsze ryzyko nieprawidłowości
Jasno określone standardy pomagają wcześniej identyfikować konflikty interesów, niewłaściwe zachowania oraz sytuacje mogące prowadzić do nadużyć lub szkód reputacyjnych.
Większa świadomość pracowników
Praktyczny kodeks wraz z odpowiednią komunikacją i szkoleniami pomaga pracownikom rozumieć nie tylko zasady, ale również powody ich stosowania.
Spójność w całej organizacji
Kodeks tworzy wspólne standardy dla różnych działów, lokalizacji i poziomów zarządzania.
Pomaga ograniczyć sytuacje, w których podobne przypadki są oceniane w różny sposób.
Lepsze przygotowanie do reagowania na naruszenia
Organizacja posiada jasno określone zasady zgłaszania wątpliwości, eskalowania problemów i podejmowania działań w przypadku naruszeń.
Wzmocnienie kultury organizacyjnej
Kodeks pomaga przełożyć deklarowane wartości organizacji na konkretne zachowania oczekiwane od pracowników i kadry zarządzającej.
Co nas wyróżnia
Zaczynamy od rzeczywistych sytuacji
Nie przygotowujemy kodeksu wyłącznie na podstawie gotowego wzoru.
Najpierw analizujemy działalność organizacji, jej strukturę, istniejące regulacje i sytuacje, w których mogą pojawiać się dylematy etyczne.
Praktyczny język i przykłady
Kodeks powinien być zrozumiały dla pracowników, a nie wyłącznie dla prawników lub osób zajmujących się compliance.
Dlatego zasady opisujemy możliwie jasno i możemy uzupełnić je o przykłady konkretnych sytuacji oraz wskazówki dotyczące właściwego postępowania.
Łączymy zasady etyczne z procesami organizacji
Kodeks nie powinien funkcjonować w oderwaniu od HR, zakupów, sprzedaży, relacji z kontrahentami, ochrony informacji czy systemu zgłaszania naruszeń.
Pomagamy powiązać jego zapisy z istniejącymi procesami i odpowiedzialnościami.
Wsparcie od diagnozy do wdrożenia
Możemy rozpocząć od przeglądu obecnych zasad i dokumentacji, następnie przygotować kodeks oraz wesprzeć organizację w komunikacji, szkoleniach i praktycznym wdrożeniu nowych zasad.
Szkolenia oparte na rzeczywistych sytuacjach
Pokazujemy pracownikom nie tylko, jakie zasady obowiązują, ale również jak stosować je w praktyce.
Wykorzystujemy przykłady dotyczące konfliktu interesów, prezentów, relacji z kontrahentami, informacji poufnych i innych sytuacji właściwych dla organizacji.
Możliwość dalszego wsparcia
Po wdrożeniu kodeksu możemy wspierać organizację przy jego aktualizacji, nowych procesach, zmianach organizacyjnych oraz nietypowych sytuacjach wymagających interpretacji zasad.
Jak pracujemy
Od analizy organizacji do praktycznego kodeksu etyki
Poznajemy organizację
Analizujemy profil działalności, strukturę organizacyjną, kulturę, rodzaje relacji biznesowych oraz najważniejsze procesy.
Przeglądamy istniejące regulacje
Analizujemy obowiązujące polityki, procedury, regulaminy i inne dokumenty, które powinny zostać uwzględnione w kodeksie.
Identyfikujemy kluczowe ryzyka i dylematy
Wskazujemy sytuacje, które mogą powodować konflikty interesów, ryzyko nadużyć lub inne problemy etyczne charakterystyczne dla działalności organizacji.
Określamy zakres kodeksu
Wspólnie ustalamy, jakie obszary powinien regulować dokument i do jakich grup powinien być skierowany.
Opracowujemy kodeks etyki
Przygotowujemy zasady postępowania, odpowiedzialności i sposób reagowania na sytuacje problemowe.
Dbamy o to, aby dokument był spójny z pozostałymi regulacjami organizacji.
Konsultujemy dokument
Przedstawiamy projekt osobom odpowiedzialnym po stronie klienta i wspólnie weryfikujemy jego dopasowanie do rzeczywistych procesów.
Projektujemy zasady zgłaszania i eskalacji
Określamy, gdzie pracownik może zwrócić się z pytaniem, zgłosić potencjalne naruszenie oraz w jaki sposób organizacja powinna zarządzać takimi sytuacjami.
Wspieramy wdrożenie
Pomagamy zaplanować komunikację kodeksu, materiały wdrożeniowe oraz sposób potwierdzania zapoznania się z dokumentem.
Szkolimy pracowników i kadrę zarządzającą
Przekazujemy wiedzę potrzebną do stosowania zasad w codziennej pracy oraz omawiamy sytuacje wymagające szczególnej uwagi.
Wspieramy aktualizację kodeksu
W razie zmian organizacyjnych, nowych ryzyk lub rozwoju działalności pomagamy aktualizować dokument i dostosowywać go do nowych warunków.
Otrzymujesz praktyczny kodeks etyki dopasowany do Twojej organizacji
W ramach współpracy możesz otrzymać:
- kodeks etyki lub kodeks postępowania dopasowany do działalności organizacji,
- analizę istniejących regulacji i standardów,
- identyfikację najważniejszych obszarów ryzyka etycznego,
- jasne zasady dotyczące konfliktu interesów,
- zasady przyjmowania prezentów, zaproszeń i innych korzyści,
- standardy relacji z klientami, dostawcami i partnerami biznesowymi,
- zasady ochrony informacji i odpowiedzialnego korzystania z zasobów organizacji,
- zasady zgłaszania potencjalnych naruszeń i eskalowania wątpliwości,
- określony podział ról i odpowiedzialności,
- materiały wspierające komunikację kodeksu,
- szkolenia dla pracowników i kadry zarządzającej,
- możliwość dalszego wsparcia przy aktualizacji i stosowaniu kodeksu.
Efektem współpracy jest kodeks etyki, który nie pozostaje deklaracją wartości, ale pomaga pracownikom podejmować właściwe decyzje i tworzy spójne standardy postępowania w całej organizacji.
Powiązane usługi
- Ochrona sygnalistówWewnętrzne kanały zgłaszania naruszeń
- E-learning RODO dla pracownikówOchrona danych i informacji w codziennej pracy
Porozmawiaj z ekspertem
Sprawdź, czy zasady etyczne w Twojej organizacji są jasne i możliwe do stosowania w praktyce
Porozmawiajmy o kulturze organizacyjnej, istniejących regulacjach, najważniejszych ryzykach oraz sytuacjach, które wymagają jasnych zasad postępowania.
Wypełnij formularz, a skontaktujemy się z Tobą, aby dobrać zakres wsparcia – od analizy istniejących dokumentów, przez przygotowanie kodeksu etyki, po jego wdrożenie, komunikację i szkolenia.
