Rekrutacja – dane „niechciane”

Od rekrutacji zaczyna się cała przygoda z danymi osobowymi kandydata. Jest to temat rzeka i im bardziej się w niego zagłębimy,  tym więcej pojawi się zagadnień związanych z  przetwarzaniem danych przez potencjalnego pracodawcę.

Większość opracowań skupia się na tym, których danych można od kandydata żądać. Zainteresowanych odsyłam do art. 22(1) kodeksu pracy i opracowań do niego, gdyż tym razem  zostaną wzięte pod lupę dane, które pracodawca otrzymał od kandydata, chociaż tak naprawdę ich nie chce a nawet zgodnie z prawem nie może ich przetwarzać.

Sprawa wydaje się prosta – jeżeli sam nam je przesłał („nieproszony”) to znaczy, że wyraził na to zgodę. Otóż nie zawsze.

Dane dotyczące niekaralności – przetwarzanie tej kategorii danych przez pracodawcę jest dopuszczalne tylko w przypadkach, gdy prawo dopuszcza możliwość zażądania zaświadczenia o niekaralności. W takim przypadku przetwarzanie tych danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa.

W sytuacji, gdy kandydat sam dostarczył ww. zaświadczenia a pracodawcy nie przysługuje uprawnienie  do jego pozyskiwania od kandydata – pracodawca nie ma podstaw do ich przetwarzania. Zgoda kandydata w tym przypadku nie jest wystraczająca.

W przypadku pozostałych danych „niechcianych” wyrażenie zgody przez kandydata również może okazać się niewystarczające dla zachowania przez pracodawcę „zgodności z  RODO”.

Sama podstawa do przetwarzania danych to nie wszystko. Pracodawca zobowiązany jest do przestrzegania zasad przetwarzania danych osobowych – w tym zasady minimalizmu i związania celem przetwarzania. Czyli do celów rekrutacji należy przetwarzać tylko te dane, które są niezbędne, wszystko ponad jest nadmiarowe i nie ma uzasadnienia.

W sytuacji, gdy kandydat sam wpisał do CV lub innym formularzu dane, których pracodawca nie potrzebuje, należy wziąć pod uwagę tylko te dane, których pracodawca może żądać, a pozostałych nie przetwarzać w procesie rekrutacyjnym (ani innym).

A co w sytuacji, gdy kandydat na rozmowie kwalifikacyjnej – nie pytany – zaczyna dostarczać informacji na swój temat, które mieszczą się w pojęciu danych szczególnych kategorii, albo wykraczają poza zakres danych, które pracodawca ma prawo zbierać podczas procesu rekrutacji?

Odpowiedź jest prosta – nic. Dosłownie nic.

Nie należy robić notatek zawierających te dane, jak również  nie należy brać tych informacji pod uwagę przy wyborze konkretnego kandydata.

Nie zapisaliśmy tych danych, nie wykorzystaliśmy w celach rekrutacyjnych – można uznać, że ich nie przetwarzamy.

Agnieszka Świerczyńska

Autor

Agnieszka Świerczyńska

Ma doświadczenie w prowadzeniu szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych, przeprowadzaniu audytów, sporządzaniu oraz weryfikacji umów. Bierze udział w procesie analizy ryzyka pod kątem naruszenia praw i wolności osób fizycznych oraz wdrażaniu RODO ze szczególnym uwzględnieniem podmiotów prowadzących działalność leczniczą.

Z tej samej kategorii

Kategorie