Orzeczenie o niepełnosprawności a RODO

Orzeczenie o niepełnosprawności – czy takie orzeczenia mogą znajdować się w aktach osobowych, czy mamy prawo przechowywać jego  kopię, czy też oryginał, a może tylko pracodawcy wystarczy wgląd do dokumentu Czy powinniśmy je zbierać od pracowników? Co na to RODO?

Takie pytania najczęściej są zadawane przez pracodawców. Wątpliwości dotyczą na jakiej podstawie prawnej wspomniane dokumenty mogą być przetwarzane, gdzie je przechowywać, czy kopię, a może tylko notatkę, że przedstawiono taki dokument do wglądu?

Podstawa prawna przetwarzania danych zawartych w orzeczeniu o niepełnosprawności

Pracownikowi z niepełnosprawnością – zgodnie z prawem – przysługują określone uprawnienia, wskazane przede wszystkim w ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Warto podkreślić, że według art. 2 b ust. 2 ww. ustawy, przedstawienie przez pracownika dokumentów potwierdzających dane osobowe o stanie zdrowia, a więc również orzeczenia o niepełnosprawności, jest dobrowolne. Korzystanie z powyższych uprawnień dla osoby niepełnosprawnej jest zatem uprawnieniem,  z którego możne skorzystać, a nie obowiązkiem pracownika. Ustawa uzależnia realizację uprawnień przysługujących osobom z orzeczeniem o niepełnosprawności od przedstawienia pracodawcy kopii orzeczenia potwierdzającego określony jej stopień.

Zakres danych osobowych, obejmuje treść orzeczenia o niepełnosprawności wskazana w § 13 rozporządzenia ministra gospodarki, pracy i polityki społecznej w sprawie orzekania o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności. Zgodnie z jego brzmieniem na ww. dokumentach znajdują się dane tzw. zwykłe, jak imię, nazwisko, adres zamieszkania czy numer PESEL oraz szczególna kategoria danych osobowych (art. 9 RODO), m.in. informacja o niepełnosprawności czy przypisany jej symbol.

Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej wskazuje, że katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych w części B akt osobowych nie jest wyczerpujący i obejmuje oświadczenia lub dokumenty, których podstawę prawną pozyskania stanowi Kodeks pracy lub inne przepisy. Wprawdzie rozporządzenie nie wymienia wprost orzeczenia o niepełnosprawności wśród dokumentów, które mają być przechowywane w części B dokumentacji pracowniczej, należy uznać, że z uwagi na to, że orzeczenie stanowi podstawę realizacji szeregu uprawnień przysługujących pracownikowi na podstawie przepisów szczególnych, jego kopię pracodawca powinien umieścić – w części B akt osobowych pracownika.

Pracodawcy, realizując zadania wynikające z ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych przechowują, zgodnie z art. 2b ust. 7 ww. ustawy, dane osobowe wyłącznie przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne i w zakresie koniecznym do realizacji celów przetwarzania danych osobowych oraz dokonują przeglądu przydatności przetwarzania danych osobowych nie rzadziej niż co pięć lat.

Pamiętajmy, że w myśl art. 221b § 3 kodeksu pracy, do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w § 1 (ujętych w art. 9 ust. 1 RODO), mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Reasumując, dane zawarte w orzeczeniu o niepełnosprawności pracownika, pracodawca przetwarza na podstawie przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c) oraz 9 ust. 2 lit. b) RODO łącznie z odpowiednim przepisem krajowym, w związku z tym pracodawca umieszcza kopię orzeczenia o niepełnosprawności w części B akt osobowych tego pracownika.

Autor

Agnieszka Szalińska

Prawnik z ponad 20–letnim doświadczeniem i praktyczną znajomością zasad ochrony danych osobowych. Posiada 15-letnie doświadczenie w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (obecnie PUODO).
Wyróżnia się biegłością w tworzeniu dokumentacji prawnej dotyczącej ochrony danych osobowych. Stały współpracownik wielu jednostek szkoleniowych. Współautorka książki „Monitorowanie i testowanie zgodności z RODO z perspektywy prawnika i informatyka”. Obecnie sprawuje funkcje Inspektora Ochrony Danych i Koordynatora ds. ochrony danych osobowych klientów Audytel SA.

Z tej samej kategorii

Kategorie