Ochrona danych osobowych w procesie obsługi zgłoszeń sygnalistów

• 05.08.2024

• Autor: Katarzyna Stańczak

• analizy

Przed nami ostatnia prosta. Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów została opublikowana w Dzienniku Ustaw 24 czerwca 2024 r. Przepisy wchodzą w życie 25 września 2024 r.

W relatywnie krótkim czasie przedsiębiorcy zatrudniający 50 lub więcej pracowników, wszystkie podmioty sektora publicznego (z wyjątkiem organów gmin lub powiatów liczących do 10 000 mieszkańców) oraz podmioty prawne wykonujący działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska zobowiązani są do zorganizowania efektywnego i transparentnego systemu ochrony sygnalistów.

Wychodząc naprzeciw licznym pytaniom i wątpliwościom jak zorganizować proces obsługi zgłoszeń sygnalistów pod kątem wymagań RODO przedstawiam checklistę działań.

• Przygotowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych. Elementy obligatoryjne procedury wskazane są art. 25 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Pamiętajmy o możliwości stworzenia wspólnej procedury zgłoszeń wewnętrznych w przypadku podmiotów należących do grupy kapitałowej.
• Przegląd i ewentualna aktualizacja wpisu dotyczącego procesu obsługi zgłoszeń sygnalistów w rejestrze czynności przetwarzania (ze szczególnym uwzględnieniem na podstawy prawne legalizujące proces). Mając na uwadze możliwość przetwarzania danych osobowych sygnalistów, skłaniałabym się do przyjęcia, iż właściwymi podstawami prawnymi są:
  1. w przypadku przetwarzania danych zwykłych np. danych kontaktowych sygnalisty – art. 6 ust 1 lit c oraz art. 6 ust 1 lit e RODO;
  2. w przypadku przetwarzania danych szczególnych np. informacji o stanie zdrowia – art. 9 ust 2 lit g oraz art. 9 ust 2 lit b RODO.
• Przygotowanie klauzul obowiązku informacyjnego dedykowanych sygnalistom, osobom postronnym, członkom rodziny zgodnie z art. 13 lub 14 RODO w zależności od źródła pozyskania danych osobowych. W zależności od przyjętego kanału komunikacji należy zastanowić się nad formą oraz momentem spełniania obowiązku informacyjnego.
  1. Jeśli organizacja przygotowała infolinię za pośrednictwem której sygnalista może zgłosić nieprawidłowości – dopełnienie obowiązku informacyjnego powinno nastąpić w formie komunikatu dźwiękowego;
  2. Jeśli organizacja przygotowała dedykowane skrzynki mailowe – dopełnienie obowiązku informacyjnego może nastąpić chociażby w ramach stosownego autorespondera.
• Przegląd i aktualizacja Polityki retencji.
• Nadanie upoważnień do przetwarzania danych, w tym przetwarzania danych szczególnych kategorii osobom zaangażowanym w proces.
• Wykonanie Privacy by design dla procesu obsługi zgłoszeń sygnalistów.
• Wykonanie DPIA (ocena skutków dla ochrony danych) dla procesu obsługi zgłoszeń sygnalistów zgodnie z Komunikatem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia 17 czerwca 2019 r. w sprawie wykazu rodzajów operacji przetwarzania danych osobowych wymagających oceny skutków przetwarzania dla ich ochrony tzn. systemy służące do zgłaszania nieprawidłowości (whistleblowing) oraz systemy służące do zgłaszania nieprawidłowości (związanych np. z korupcją, mobbingiem) – w szczególności gdy przetwarzane są w nim dane pracowników.
• Przyjęcie procedury postępowania z danymi nadmiarowymi i niechcianymi w procesie.
• Przygotowanie ulotek/broszur informacyjnych w obszarze zgłoszeń sygnalistów oraz szkoleń dla osób zaangażowanych w proces sygnalistów.
• W przypadku korzystania z usług firm zewnętrznych (system do obsługo zgłoszeń sygnalistów) konieczność zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z wymaganiami art. 28 RODO. Pamiętajmy także o weryfikacji podmiotu przetwarzającego.
• Udział IOD w procesie obsługi zgłoszeń sygnalistów. Przyjmując dość konserwatywne stanowisko UODO przyjęłabym iż IOD nie może należeć do komisji rozpatrującej żądanie, w tym nie może zajmować się bezpośrednią obsługą zgłoszenia. Udział IOD powinien ograniczyć się moim zdaniem do konsultacji w zakresie należytego dostępu i zabezpieczenia informacji mogących stanowić dane osobowe w rozumieniu RODO.

Ochrona Sygnalistów

Autor

Katarzyna Stańczak

Prawnik, specjalista z zakresu prawa ochrony danych osobowych. Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego
w Warszawie. Ukończyła na tym samym uniwersytecie studia podyplomowe na kierunku Ochrona danych osobowych i informacji niejawnych. Od 2018 roku wykładowca na studiach podyplomowych
na kierunku Inspektor Ochrony Danych w Wyższej Szkole Bankowej w Toruniu oraz Bydgoszczy.
Doświadczenie w zakresu prawa ochrony danych osobowych nabyła w jednej z wiodących warszawskich kancelarii prawnych oraz w kilku firmach konsultingowych. Doradzała klientom m.in.
z branży produkcyjnej, budowlanej, medycznej oraz pożyczkowej. Wspierała wdrożenie RODO w organizacjach pozarządowych działających na terenie Warszawy. Autorka artykułów branżowych oraz uczestnik licznych wydarzeń poświęconych ochronie danych osobowych.