Monitoring w szkołach

• 26.11.2017

• Autor: Krzysztof Mikulski

• analizy

W kręgu zainteresowań  Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych oraz Ministerstwa Edukacji Narodowej znalazła się kwestia zasad prowadzenia monitoringu na terenie szkół. Temat ten jest szczególnie nośny ze względu na brak szczegółowych uregulowań dot. prowadzenia monitoringu na poziomie ustawowym oraz zbliżającym się wejście w życie RODO, które kładzie duży nacisk na kwestie prywatności a także wykonywanie obowiązku informacyjnego wobec podmiotu danych.

Wydaje się, że użytecznym będzie przedstawienie zaleceń GIODO w formie instrukcyjnej, ułatwiającej ich wprowadzenie w życie przez administratorów danych osobowych w szkołach.

Administratorem  Danych przetwarzanych w ramach monitoringu jest Szkoła, a reprezentujący ją Dyrektor Szkoły odpowiada  za prawidłowość przetwarzania danych uczniów i ich opiekunów, nauczycieli i innych osób przebywających na terenie szkoły. Dane przetwarzane są na podstawie art. 23 ust. pkt. 5 ustawy o ochronie danych osobowych. Zbiór danych zawierający dane pochodzące z monitoringu, podlega obowiązkowi rejestracji w rejestrze prowadzonym przez GIODO, lub przez ABI, w przypadku jego powołania.

W stosunku do osób przebywających w strefie monitorowanej, należy spełnić obowiązek  informacyjny.  Informacja powinna być widoczna, czytelna i umieszczona w strefie objętym monitoringiem, np. na obrzeżu strefy tak, aby była  widoczna przed wejściem w strefę monitoringu.

Komunikat powinien zawierać następujące  informacje:

• kto prowadzi monitoring (nazwa szkoły),
• w jakim celu (np. ochrony osób i mienia),
• o obszarze monitoringu (dokładne wskazanie obszaru),
• o możliwości uzyskania dokładniejszych informacji o monitoringu np. : numer telefonu , adres poczty e-mail, czy adres strony internetowej szkoły.

Piktogramy mogą być traktowane jako informacja uzupełniająca, a nie jako podstawowy sposób informowania o monitoringu.

Prowadzenie monitoringu oraz jego zakres powinien być konsultowany ze środowiskiem szkoły. Warto rozważyć również wprowadzenie  Regulaminu Monitoringu zatwierdzonego przez Dyrektora Szkoły  i sygnowanego przez Radę Rodziców.

Monitoring instaluje się w miejscach , gdzie istnieje duże prawdopodobieństwo zajścia incydentów,  których równocześnie nie można objąć inną formą nadzoru. Monitoring nie może jednak obejmować obszarów przebieralni, szatni, toalet, natrysków czy łazienek. Nie powinien również obejmować  ekranów komputerów pracowników szkoły. Nie powinien być też stosowany do oceny pracy pracowników szkoły.

Co ciekawe, zgodnie z opinią GIODO powinno być zabronione instalowanie atrap kamer.

GIODO  stoi na stanowisku, że okres przechowywania nagrań nie powinien być dłuższy niż kilka dni. Okres ten jednak może być zbyt krótki, np. w sytuacji, gdy zdarzenie wystąpiło w piątek rano, to zgłoszeniu incydentu w poniedziałek popołudniu powoduje brak możliwości odtworzenia nagrania ze zdarzenia. Wydaje się, że okres retencji danych powinien być określony indywidualnie i wahać się w przedziale 7-14 dni. Wydłużenie okresu retencji należy wziąć pod uwagę, kiedy strefą monitoringu objęte są ogólnodostępne szkolne obiekty sportowe, czynne również w okresie ferii czy wakacji. Należy pamiętać, że wydłużenie czasu retencji powinno mieć racjonalne uzasadnienie.

Stosując monitoring, administrator powinien pamiętać o wydaniu upoważnień dla osób mających dostęp do systemu monitoringu, prowadzeniu ewidencji upoważnień, zabezpieczeniu urządzeń nagrywających przed dostępem osób nieupoważnionych (np. poprzez hasło do systemu i/lub fizyczne ograniczenie dostępu do pomieszczenia gdzie zlokalizowane jest urządzenie nagrywające). Jeśli do obsługi monitoringu angażujemy podmioty zewnętrzne, należy z nimi zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

W opinii GIODO, stosowanie monitoringu w szkołach powinno być ograniczone do niezbędnego minimum – jedynie w sytuacjach, kiedy nie ma innych możliwości zapewnienia bezpieczeństwa, adekwatnie do celu jego zastosowania,  przy akceptacji całego środowiska związanego ze szkołą.