Kontrola przeprowadzana przez organ nadzorczy – przebieg kontroli (cz. III)

• 26.11.2018

• Autor: Agnieszka Świerczyńska

• organ nadzorczy

Ustawa przewiduje możliwość przeprowadzenia kontroli także pod nieobecność kontrolowanego. W takiej sytuacji upoważnienie do przeprowadzenia kontroli będzie mogło zostać okazane pracownikowi kontrolowanego lub przywołanemu świadkowi, którym powinien być funkcjonariusz publiczny. Jeżeli jest to niezbędne do wykonywania czynności kontrolnych np. gdy kontrolujący natrafi na opór, który utrudnia lub uniemożliwia mu wykonywanie kontroli, kontrolujący może korzystać z pomocy Policji.

Kontrola może być przeprowadzona w godzinach 6.00 – 22.00.

Podczas prowadzonej kontroli kontrolujący ma prawo:

• wglądu do dokumentów i informacji mających bezpośredni związek z zakresem przedmiotowym kontroli – w przypadkach gdy jest to niezbędne;
• przeprowadzania oględzin miejsc, przedmiotów, urządzeń, nośników oraz systemów informatycznych lub teleinformatycznych służących do przetwarzania danych;
• żądać złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień oraz przesłuchiwać w charakterze świadka pracowników w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego; przy czym za pracownika kontrolowanego uznaje się osobę zatrudnioną na podstawie stosunku pracy lub wykonującą pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• zlecać sporządzanie ekspertyz i opinii.

W uzasadnionych przypadkach, po uprzednim poinformowaniu kontrolowanego,  przebieg kontroli lub poszczególne czynności mogą być utrwalane przy pomocy urządzeń rejestrujących obraz lub dźwięk. W takim przypadku informatyczne nośniki danych, na których zarejestrowano przebieg kontroli lub poszczególne czynności, stanowią załącznik do protokołu kontroli.

Kontrolujący może żądać od kontrolowanego przedstawienia tłumaczenia na język polski dokumentów sporządzonych w języku obcym, do których uzyskał dostęp w toku kontroli – koszty tłumaczenia ponosi kontrolowany podmiot.

Kontrolujący ma również dostęp do informacji stanowiących tajemnicę prawnie chronioną, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej – np. przepisy zobowiązujące do zachowania tajemnicy zawodowej.

Kontrolowany ma również możliwość zastrzeżenia informacji, dokumentów lub ich części zawierających tajemnicę przedsiębiorstwa, jednak Prezes Urzędu nie jest związany zastrzeżeniem i może je uchylić, w drodze decyzji, jeżeli uzna, że informacje, dokumenty lub ich części nie spełniają przesłanek do objęcia ich tajemnicą przedsiębiorstwa.

Kontrolujący ustala stan faktyczny na podstawie dowodów zebranych w postępowaniu kontrolnym, a w szczególności dokumentów, przedmiotów, oględzin oraz ustnych lub pisemnych wyjaśnień i oświadczeń.

Jeżeli na podstawie zgromadzonego podczas kontroli materiału Prezes Urzędu uzna, że mogło dojść do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, obowiązany jest do niezwłocznego wszczęcia postępowania, o którym mowa w art. 60 Ustawy o ochronie danych osobowych, czyli postępowania w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

Autor

Agnieszka Świerczyńska

Ma doświadczenie w prowadzeniu szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych, przeprowadzaniu audytów, sporządzaniu oraz weryfikacji umów. Bierze udział w procesie analizy ryzyka pod kątem naruszenia praw i wolności osób fizycznych oraz wdrażaniu RODO ze szczególnym uwzględnieniem podmiotów prowadzących działalność leczniczą.