Kartki świąteczne – co na to RODO?

• 05.12.2018

• Autor: Redakcja RODORADAR

• analizy

Wraz z nadchodzącymi Świętami Bożego Narodzenia w wielu firmach rozpoczęła się akcja wysyłania kartek świątecznych lub upominków do partnerów biznesowych. Zwyczajowo tego rodzaju przesyłki adresowane są do konkretnych osób, a nie na dane adresowe organizacji, firmy czy organu publicznego. Powód jest dosyć oczywisty – firma to ludzie i trudno sobie wyobrazić podtrzymywanie relacji biznesowych z organizacją jako całością.

Nie da się ukryć, że RODO wywarło wpływ na praktycznie każdy aspekt działania organizacji i nie ominęło również tego obszaru. Aktualnie otrzymujemy wiele pytań czy chcąc działać zgodnie z przepisami RODO należy wprowadzić zmiany w tej stosowanej od lat praktyce, czy też całkowicie jej zaniechać. Odpowiedź na to pytanie w dużej mierze zależy od ogólnego podejścia organizacji do wdrożenia przepisów RODO.

Argumenty na „nie”.

Przy podejściu ostrożnościowym można argumentować, iż wysyłając kartki świąteczne dotykamy bardzo prywatnej sfery życia adresata. Nierzadko możemy posiadać informacje czy jest to osoba wierząca i w ten sposób próbować wywierać wpływ na podejmowane przez nią decyzje. W konsekwencji takiego spojrzenia należałoby przyjąć, iż takie działania wykraczają poza standardowy kontakt biznesowy i tym samym jako firma kierująca przesyłkę, nie mamy podstawy prawnej do jej wysłania.

Warto również zastanowić się czy tego rodzaju przesyłka spełnia definicję informacji handlowej. Zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną jest to informacja, która w szczególności ma bezpośrednio lub pośrednio promować wizerunek przedsiębiorcy. Nie da się ukryć, że celem tego rodzaju przesyłki jest osiągnięcie efektu handlowego w przyszłości – budowanie pozytywnego wizerunku, w celu np. sprzedaży dodatkowych usług.

Jeżeli jest to informacja handlowa to – szczególnie wysyłając kartkę w formie elektronicznej – nie możemy jej wysłać bez posiadania zgody od adresata.

Argumenty na „tak”.

Przy pro-biznesowym podejściu do przepisów RODO operacja nie wygląda już na tak ryzykowną. Podkreśla się, że celem RODO nie jest niszczenie relacji międzyludzkich. Życzenia świąteczne wiążą się z przyjemnym dla większości osób czasem i trudno doszukiwać się w tym kontekście naruszenia praw i wolności adresata.

Można spotkać się również z argumentacją, iż imię i nazwisko naszego partnera biznesowego w połączeniu z adresem jego biura to wyłącznie tzw. „dane służbowe”. Tego rodzaju dane na gruncie motywu 14. RODO są wyłączone spod jego przepisów, a więc możemy bez przeszkód wykorzystywać je w działalności marketingowej. Dodatkowo – w motywie 47. – RODO wprost stwierdza, że działalność marketingowa jest przykładem działalności mieszczącej się w prawnie uzasadnionym interesie administratora, co jest legalną podstawą do przetwarzania danych osobowych.

Co zrobić?

Jak przy wielu innych pytaniach o zgodność z przepisami RODO każdy administrator powinien dokonać własnej analizy ryzyka i odpowiedzieć sobie na pytanie, czy w jego organizacji wysyłanie kartek świątecznych do pracowników kontrahentów może naruszać ich prawa i wolności, czy jednak stanowi jedynie pozytywny aspekt współpracy biznesowej.