Zmiany w kodeksie pracy w związku z ustawą dostosowującą do przepisów RODO

• 01.08.2019

• Autor: Joanna Peryt

• Analizy

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych wymusiło nowelizację 162 aktów prawnych, aby dostosować je do nowych przepisów dot. ochrony danych osobowych. Jednym z nich jest Kodeks pracy, którego zmiany były długo oczekiwane i szeroko komentowane. Jak czytamy w uzasadnieniu do ustawy dostosowującej, ich celem było przede wszystkim dostosowanie przepisów prawa pracy do art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli wprowadzenia „obowiązku prawnego” jako podstawy prawnej przetwarzania danych kandydatów do pracy.

W art. 22 ¹ § 1 zostały wskazane kategorie danych, których pracodawca żąda (nie jak dotychczas „mógł żądać”) od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Należą do nich:

1. Imię (imiona) i nazwisko.
2. Data urodzenia.
3. Dane kontaktowe wskazane przez kandydata.
4. Wykształcenie.
5. Kwalifikacje zawodowe.
6. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Należy zaznaczyć, że danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu zatrudnienia pracodawca żąda jedynie w sytuacji, kiedy są one niezbędne do wykonania pracy na danym stanowisku. Oznacza to, że pracodawcy rozpoczynając nowy proces rekrutacyjny, powinni wyważyć czy rzeczywiście pozyskanie powyższych danych jest konieczne do obsadzenia  określonego stanowiska pracy.

Oprócz danych wskazanych powyżej pracodawca żąda od pracownika dodatkowo poniższych danych:

1. Adres zamieszkania.
2. Numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
3. Inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne jeśli pracownik korzysta ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.
4. Wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa
   do żądania tych danych na etapie rekrutacji.
5. Numer rachunku płatniczego, jeśli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia
   w kasie.

Pracodawca będzie mógł prosić o podanie również innych danych niż te wskazane w powyższych katalogach, jeśli będzie to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku prawnego wynikającego z przepisu prawa. Przykładem stanowisk, na których niezbędne jest spełnienie wymogu niekaralności przez kandydatów są nauczyciele czy policjanci. Osoby te muszą zatem dostarczyć zaświadczenie o niekaralności.

Istotne jest, że dane osobowe osoby ubiegającej się o pracę czy pracownika mogą zostać udostępnione pracodawcy jedynie w formie oświadczenia w/w osób, co oznacza, że pracodawca nie przechowuje kopii dokumentów w aktach osobowych.  Natomiast może on żądać ich potwierdzenia, np. poprzez okazanie oryginałów dyplomu ukończenia studiów czy zaświadczenia ukończenia stosownego szkolenia.

Kolejna zmiana to możliwość przetwarzania danych osoby ubiegającej się o zatrudnienie
lub pracownika na podstawie ich zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Wyjątkiem jest przetwarzanie danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa, które mogą być przetwarzane przez pracodawcę tylko na podstawie przepisów prawa. Ponadto zgoda może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę szczególnej kategorii danych tylko w sytuacji, kiedy dane te zostały przekazane z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).

W związku z powyższymi zmianami pracodawcy muszą zweryfikować wszystkie formularze, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, za pomocą których zbierane są dane osobowe kandydatów do pracy czy pracowników pod kątem minimalizacji zakresu przetwarzanych danych i ich adekwatności oraz dokonać stosownych zmian w klauzulach informacyjnych wykorzystywanych w procesie rekrutacji.

Od 1 stycznia 2019 obowiązuje również nowe Rozporządzenie dot. dokumentacji pracowniczej. Niestety, nie określa ono wprost jakie dokumenty pracodawca może przechowywać w aktach osobowych pracownika. Dlatego też należy zweryfikować dotychczasową praktykę przechowywania kopii dokumentów w aktach osobowych i ograniczyć ich wykonywanie opierając się na oświadczeniu pracownika, jeśli tylko pozwolą na to przepisy księgowe czy przepisy ZUS.

Autor

Joanna Peryt

Z uwagi na posiadaną wiedzę specjalizuje się w zagadnieniach związanych z ochroną danych w prawie pracy. Przez kilkanaście lat zrealizowała wiele audytów bezpieczeństwa danych osobowych oraz projektów wdrożeniowych. Pełniła rolę Inspektora ochrony danych dla wielu klientów Audytela.