Jakie dokumenty może pracodawca żądać od pracownika – cudzoziemca, aby być w zgodzie z przepisami RODO?

• 01.03.2022

• Autor: Agnieszka Szalińska

• Analizy

Zatrudnienie cudzoziemca

W związku z RODO wielu pracodawców ma dylemat, jakie dokumenty mogą się znaleźć w aktach osobowych pracownika – cudzoziemca?

W pierwszej kolejności należy odnieść się do przepisów Kodeksu pracy, albowiem zgodnie z nimi pracodawca może przetwarzać zamknięty katalog danych osobowych (art. 22¹ § 1 i 3) osoby ubiegającej się o pracę oraz pracownika.  § 4 Kodeksu pracy daje pracodawcy możliwość żądania podania innych danych osobowych niż określone w tym katalogu, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.  Pracodawca zatrudniający cudzoziemca w podstawowym zakresie prowadzi i przechowuje jego akta osobowe na takich samych zasadach, jak w przypadku zatrudnienia obywateli polskich. Warunki przyjmowania osób niebędących obywatelami Rzeczpospolitej Polskiej określają przepisy ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zgodnie z jej art. 2 podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi ma obowiązek żądać od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Natomiast art. 3 ustawy określa, że pracodawca, który powierza wykonywanie pracy cudzoziemcowi musi przechowywać przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca kopię tego dokumentu.

W związku z powyższym, pracodawca ma prawo przechowywać w aktach osobowych dokumentację związaną z zatrudnianiem obcokrajowca, w tym kopię paszportu pracownika, gdyż to on występuje o wydanie jednego z trzech dokumentów legalizujących pracę cudzoziemca w Polsce, wizy czy dokumentów potwierdzających legalność pobytu (tj. zezwolenie na pracę, zezwolenie na pracę sezonową) i zatrudnienia pracownika (powinny to być kopie). Natomiast zezwolenia na pracę i pracę sezonową umieszczamy w aktach w oryginale, albowiem te dokumenty są wydawane w trzech egzemplarzach, tj. jeden dla urzędu, jeden dla cudzoziemca oraz jeden dla pracodawcy.

Przetwarzanie danych osobowych dotyczących pobytu na terenie Polski, wykraczających poza katalog wskazany w art. 22¹ Kodeksu pracy, będzie odbywało się zatem na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązku prawnego administratora, jaki ma pracodawca, w związku z wspomnianymi wyżej przepisami ustawy o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.

Autor

Agnieszka Szalińska

Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego, prawnik z ponad 20–letnim doświadczeniem i praktyczną znajomością zasad ochrony danych osobowych.
Trener z kilkunastoletnim doświadczeniem, przeprowadza audyty z zakresu ochrony danych osobowych, przygotowuje opinie prawne w tym zakresie. Stały współpracownik wielu jednostek szkoleniowych.
Posiada 15-letnie doświadczenie w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (obecnie PUODO) z siedzibą w Warszawie.